Plantilla Excel de control de gastos personales: gratis, con ingresos, gastos y presupuesto

Esta es una plantilla de Excel gratuita para el control de gastos personales: un solo archivo con una hoja para anotar ingresos y gastos y un resumen que hace todas las cuentas por ti. Descárgala aquí abajo, ábrela en Excel, Google Sheets, Numbers o LibreOffice y cambia las filas de ejemplo por tu propio mes.

Debajo de la descarga verás para qué sirve cada columna, un mes de ejemplo ya relleno, las fórmulas exactas que usa el resumen y, con honestidad, en qué momento una hoja de cálculo deja de ser suficiente.

Qué incluye la plantilla

• Hoja Movimientos: seis columnas, la fila de títulos fija, filtros en todas las columnas y una lista desplegable en Tipo para que “Ingreso” y “Gasto” se escriban siempre igual.
• Hoja Resumen: cuatro cifras clave arriba y, debajo, una tabla por categoría con lo gastado, el presupuesto y lo disponible.
• Un mes de ejemplo: 20 movimientos realistas de septiembre, para que veas funcionar cada fórmula antes de escribir nada.
• Sin macros, sin complementos y sin hojas ocultas. Cada número del Resumen sale de una fórmula sencilla que puedes seleccionar y leer.

Las seis columnas y para qué sirve cada una

Un control de gastos que se mantiene en el tiempo tiene pocas columnas, y todas tienen un motivo. Estas son las seis de la hoja Movimientos:

• Fecha: el día en que se movió el dinero. Son fechas reales de Excel que se muestran en el formato de tu configuración regional, así que ordenar y filtrar por mes funciona sin trucos.
• Tipo: Ingreso o Gasto. Las fórmulas del Resumen leen esta columna, por eso la palabra tiene que coincidir exactamente; la lista desplegable se encarga de ello.
• Categoría: Vivienda, Supermercado, Servicios, Transporte, Ocio, Salud, Ropa y Otros para los gastos; Sueldo e Ingreso extra para lo que entra. Ocho categorías de gasto bastan para casi cualquier hogar.
• Descripción: dos o tres palabras, como “Compra semanal” o “Seguro del coche”. Dentro de tres meses no sabrás qué era un 45,00 a secas.
• Importe: los ingresos en positivo y los gastos en negativo. Con esa única regla, la suma de la columna es directamente el saldo del mes.
• Cuenta: Cuenta bancaria, Tarjeta de crédito o Efectivo. Llevar la tarjeta aparte es lo que evita el susto cuando llega el cargo a fin de mes.

Un mes de ejemplo, ya relleno

Así se ve una versión resumida de los datos de ejemplo que trae la plantilla:

Con los 20 movimientos, el Resumen muestra 2.100,00 de ingresos, 1.628,38 de gastos, un saldo de 471,62 y una tasa de ahorro del 22,5 %. Donde de verdad se nota la utilidad es en la tabla por categoría:

La ropa se pasó del presupuesto en 9,95 y el transporte se quedó a 10 del límite. Para eso existe la columna Disponible: la fila de Ropa se puso en rojo el día 19, cuando se anotaron las zapatillas, con tiempo de sobra para recortar en otra parte, y no el día 30, cuando el mes ya está gastado.

Las fórmulas, explicadas

No necesitas tocarlas, pero conocerlas te permite añadir categorías o montar tu propia versión desde cero. Así se ven en un Excel en español con configuración de España:

• Total ingresos: =SUMAR.SI(Movimientos!B:B;"Ingreso";Movimientos!E:E) suma todos los importes de la columna E cuyo tipo en la columna B es Ingreso.
• Total gastos: =-SUMAR.SI(Movimientos!B:B;"Gasto";Movimientos!E:E) hace lo mismo con Gasto. El signo menos delante convierte la suma negativa en un total positivo.
• Saldo: =B3-B4, ingresos menos gastos. Si sale negativo, el mes costó más de lo que entró.
• Tasa de ahorro: =SI(B3=0;0;B5/B3), el saldo dividido entre los ingresos. El SI solo evita un error mientras el mes está vacío. Alrededor de un 20 % es una meta sana.
• Gastado por categoría: =-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!E:E;Movimientos!B:B;"Gasto";Movimientos!C:C;A9) aplica dos condiciones a la vez: que el tipo sea Gasto y que la categoría coincida con el nombre de la columna A.
• Disponible: =C9-B9, presupuesto menos gastado, en rojo cuando pasa a negativo.

Debajo de la tabla de categorías hay una fila de control: gastos en categorías que no están en la lista. Siempre debería marcar cero. Si no lo hace, hay una categoría mal escrita en Movimientos o que falta en el Resumen, y ese gasto no se está comparando con ningún presupuesto.

El archivo está guardado con los nombres de función en inglés (SUMIF, SUMIFS, IF) y Excel los traduce solo al abrirlo. Solo importa si escribes una fórmula nueva a mano: usa los nombres en español y el separador que use tu Excel, punto y coma en España y coma en México y otros países donde el decimal es un punto.

Cómo usarla cada mes

1. Borra las filas de ejemplo pero deja la fila de títulos. Cambia los presupuestos del Resumen por tus propias cifras.
2. El día 1 anota el sueldo y todos los gastos fijos que ya conoces: alquiler, préstamos, luz, agua, móvil, seguros, suscripciones.
3. Apunta los gastos variables el mismo día. Tres días de retraso es justo donde la mayoría de las hojas de cálculo se abandonan sin hacer ruido.
4. Mira la columna Disponible una vez por semana, no solo a fin de mes.
5. Al terminar el mes, guarda una copia del archivo con el nombre del mes siguiente y vacía los movimientos. Un archivo por mes mantiene las fórmulas simples y te deja comparar meses.

Añadir una categoría propia

Inserta una fila dentro de la tabla de categorías del Resumen, en cualquier punto entre la primera y la última categoría, para que la fila Total la incluya. Escribe el nombre en la columna A y copia las fórmulas de las columnas B y D de la fila de arriba. Después usa exactamente ese mismo nombre en la columna Categoría de tus movimientos.

Cuándo una hoja de cálculo deja de ser suficiente

Una plantilla de Excel es una forma estupenda de empezar, y a algunas personas les basta para siempre. La mayoría, sin embargo, se topa con los mismos muros en un par de meses:

• Teclear cada ticket. Fecha, tipo, categoría, importe y cuenta: más o menos un minuto por compra, todos los días.
• El móvil. Los gastos ocurren lejos del ordenador, y editar celdas en una pantalla pequeña es incómodo, así que se deja para luego y se olvida.
• Varias cuentas y monedas. Una fórmula SUMAR.SI por cada cuenta y cada moneda se complica enseguida.
• Sin avisos. Una hoja de cálculo no te dice que vence un recibo ni que un presupuesto está a punto de agotarse.

Para ese hueco existe Personal Accounting. Es una app para iOS y Android, con un plan gratuito y uno Premium, que sigue la misma lógica que este archivo (movimientos, categorías y presupuestos) pero te quita casi todo el tecleo:

• Haces una foto al ticket y la IA lee el importe, la fecha y la categoría.
• Dictas el gasto en voz alta en lugar de escribirlo.
• Importas el extracto del banco en PDF y entra un mes entero de movimientos de una vez.
• Presupuestos por categoría, metas de ahorro, movimientos recurrentes, seguimiento de deudas y varias cuentas en distintas monedas.
• Ves el mes de un vistazo en un widget de la pantalla de inicio.

Tu hoja de cálculo no se pierde si te cambias. La app importa archivos CSV y Excel con asignación de columnas: confirmas qué columna es la fecha, el importe, el tipo, la categoría y la cuenta, y los títulos de esta plantilla se reconocen automáticamente. Las categorías y cuentas que todavía no existen se crean durante la importación.

La app no se conecta a tu banco ni lee tus SMS o notificaciones bancarias. Lo que entra es lo que fotografías, dictas, escribes o importas.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla funciona en Google Sheets?

Sí. Sube el archivo .xlsx a Google Drive y ábrelo con Google Sheets. Las fórmulas SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO y la lista desplegable de Tipo se mantienen. Numbers y LibreOffice también lo abren.

¿Los gastos van en negativo o en positivo?

En negativo. La plantilla se apoya en eso: las fórmulas de gastos vuelven a cambiar el signo y la suma de la columna Importe es tu saldo. Si prefieres escribir los gastos en positivo, quita el signo menos de las fórmulas de total de gastos y de gastado por categoría, y no mezcles nunca los dos estilos en el mismo archivo.

¿Puedo llevar todo el año en un solo archivo?

Puedes, pero el Resumen sumaría todos los meses juntos. Lo más sencillo es una copia por mes. Si quieres el año entero en un sitio, añade una columna Mes y úsala como condición extra en las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO.

¿De verdad es gratis?

Sí. Sin correo electrónico y sin registro: el botón de descarga de arriba es el archivo completo. Úsalo, cámbialo y compártelo.

¿Puedo pasar mi control de gastos a una app más adelante?

A Personal Accounting, sí. Sube el .xlsx tal cual o exporta la hoja Movimientos como CSV, confirma una vez la asignación de columnas y tu historial se viene contigo.