Budgetplaner als Excel-Vorlage: kostenloser Haushaltsplan für 12 Monate mit Soll-Ist-Vergleich

Ein Budgetplaner, auch Haushaltsplan genannt, ist eine Tabelle mit Einnahmen und Ausgabenkategorien in den Zeilen und den Monaten in den Spalten: Du planst jeden Monat im Voraus und vergleichst ihn später mit dem, was wirklich ausgegeben wurde. Die kostenlose Excel-Vorlage unten macht das für ein ganzes Jahr. Überschreib die Beispielzahlen mit deinen eigenen, Summen, Restbetrag und Sparquote rechnen sich selbst.

Unter dem Download findest du einen ausgefüllten Januar für einen Haushalt mit 2.900 € netto, den Grund, warum zwölf Monate besser sind als einer, wie du den Soll-Ist-Vergleich liest und welche Formeln dahinterstecken.

Was in der Vorlage steckt

• Plan: dein Budget von Januar bis Dezember. Du schreibst in die gelben Zellen; Summen, Übrig, Gespart und Sparquote füllen sich selbst.
• Ist: derselbe Aufbau für das, was tatsächlich passiert ist. Leere Monate werden ignoriert, der Schnitt stimmt also auch, wenn du erst im Mai anfängst.
• Abweichung: Hier trägst du nichts ein. Plus (grün) heißt zu deinen Gunsten, Minus (rot) heißt über dem Plan.
• Fixierte Kopfzeilen, ein Blatt „Anleitung“, keine Makros und keine versteckten Blätter.

Der Budgetplaner plant nach Monat und Kategorie. Wer jede einzelne Ausgabe festhalten will, nimmt dazu das kostenlose Haushaltsbuch als Excel-Vorlage aus unserem Blog; dessen Monatsübersicht liefert genau die Zahlen für das Blatt „Ist“.

Die 14 Kategorien und warum genau diese

Weniger Kategorien verstecken, wohin das Geld geht; mehr machen das Ausfüllen mühsam. Die 14 Zeilen lassen sich in vier Gruppen denken:

• Feste Wohnkosten: Warmmiete, Strom (Abschlag), Internet & Handy, Versicherungen. Stehen am Monatsersten fest.
• Lebenshaltung: Lebensmittel & Drogerie, Mobilität, Gesundheit, Kleidung. Die Höhe hast du in der Hand, auf null kommt sie nie.
• Spielraum: Freizeit & Essen gehen, Urlaub & Geschenke, Abos & Mitgliedschaften. Hier wird zuerst gekürzt.
• Schulden und Sparen: Kredite & Raten und Sparen. Sparen steht bewusst bei den Ausgaben: Geld, das am Zahltag per Dauerauftrag weggeht, wird zuverlässiger gespart als das, was am Monatsende übrig bleibt.

Bei den Einnahmen gibt es Gehalt (netto), Nebeneinkommen sowie Urlaubs- & Weihnachtsgeld. Umbenennen nur im Blatt „Plan“, die anderen Blätter lesen die Namen von dort.

Beispiel: ein Januar mit 2.900 € netto

Die Vorlage enthält Beispielzahlen für einen Mieterhaushalt mit einem Nettogehalt von 2.900 €. Der Januar, Soll gegen Ist:

Der Januar ist der typische deutsche Problemmonat: Die Kfz-Versicherung wird für das ganze Jahr fällig, deshalb steckt in den Versicherungen ein Plan von 520 € und für Sparen ist von vornherein nichts eingeplant. Selbst dieser knappe Plan ging nicht auf. Der Beitrag stieg auf 538 €, im Winterschlussverkauf wurden 59 € mehr für Kleidung ausgegeben, bei Lebensmitteln 47 € mehr. Der Monat endet bei −62 €, also im Dispo oder mit einem Griff in die Rücklage.

Warum 12 Monate statt nur dem aktuellen

Kein Monat gleicht dem anderen. Im Beispielplan stehen neben der Kfz-Versicherung im Januar der Sommerurlaub im August (650 €) und die Weihnachtsgeschenke im Dezember (300 €). Dafür kommen im Juni 600 € Urlaubsgeld und im November 1.100 € Weihnachtsgeld dazu. Wer nur den laufenden Monat plant, sieht davon nichts.

Mit allen zwölf Monaten nebeneinander wird es klar: Juni endet mit +805 €, November mit +1.305 €, August aber mit −115 € und Dezember mit −65 €. Das Urlaubsgeld bezahlt also den August und das Weihnachtsgeld den Dezember, aber nur, wenn es bis dahin nicht ausgegeben ist; am besten parkst du es auf dem Tagesgeldkonto. Übers Jahr kommen 36.500 € rein, 3.000 € gehen per Plan aufs Sparkonto, 3.325 € bleiben übrig: zusammen 6.325 € gespart, eine Sparquote von 17,3 %.

So füllst du das Blatt „Plan“ aus

1. Mit dem Nettogehalt anfangen, also dem Betrag, der aufs Konto kommt. Unsichere Einnahmen (Boni, Nebenjobs) nicht einplanen, sondern bei Eingang im Blatt „Ist“ eintragen.
2. Abschläge übernehmen: Strom, Gas und Internet laufen in Deutschland meist mit festem Monatsbetrag. Eine erwartete Nachzahlung gehört in den Monat der Jahresabrechnung.
3. Variable Kosten aus den Kontoauszügen nehmen: Lebensmittel, Mobilität und Freizeit aus den letzten zwei Monaten zusammenrechnen. Aus dem Gedächtnis geschätzt ist der Lebensmittelbetrag fast immer zu niedrig.
4. Jährliche Kosten in ihren Monat setzen: Kfz-Versicherung, Haftpflicht, Urlaub, Geburtstage, Weihnachten. Eine Checkliste steht in unserem Beitrag zu jährlichen Ausgaben.
5. Zuerst dich selbst bezahlen: mindestens 10 % des Nettos in die Zeile Sparen. Wird Übrig negativ, zuerst beim Spielraum kürzen, Sparen zuletzt.

Soll-Ist-Vergleich: So liest du die Abweichung

Das Blatt „Abweichung“ hat eine Regel für jede Zeile: Plus ist gut für dich, Minus schlecht. Bei Ausgaben rechnet es Plan minus Ist, weniger ausgegeben ergibt also ein Plus; bei Einnahmen und Sparen Ist minus Plan, mehr verdient oder gespart ergibt ebenfalls ein Plus. Die letzte Spalte summiert das bisherige Jahr. Nach den drei Beispielmonaten steht dort:

• Lebensmittel & Drogerie −46 €: im Januar und März drüber, im Februar knapp drunter. Ein Muster, also ist der Plan zu niedrig. Auf rund 465 € anheben oder entscheiden, wo die 15 € im Monat herkommen.
• Versicherungen −18 €: die gestiegene Kfz-Prämie. Kein Ausrutscher, sondern der neue Preis; im nächsten Jahresplan gleich mit 538 € rechnen.
• Kleidung −3 €: ein teurer Januar, dann zwei ruhige Monate. Ein Einzelfall, der sich schon ausgeglichen hat.
• Nebeneinkommen +180 €: eine Nachhilfe im Februar. Deshalb steht das Quartal trotz allem 55 € besser da als geplant.

Eine Faustregel: Ein Minus in einem Monat ist Rauschen, dasselbe Minus drei Monate hintereinander heißt, der Plan stimmt nicht. Dann den Plan ändern statt sich vorzunehmen, sparsamer zu sein; ein Budget, das man ständig reißt, gewöhnt einen nur daran, es zu ignorieren.

Die Formeln, kurz erklärt

Ändern musst du nichts. Gespeichert sind die Formeln mit englischen Namen (SUM, IF, AVERAGE), ein deutsches Excel zeigt sie automatisch so an, hier für den Januar im Blatt „Plan“:

• Einnahmen gesamt: =SUMME(B5:B7), Ausgaben gesamt: =SUMME(B11:B24). Beide stecken in WENN(ANZAHL(...)=0;"";...), damit ein Monat leer bleibt, bis etwas drinsteht.
• Übrig: =B8-B25, Einnahmen minus Ausgaben.
• Gespart: =B23+B27, die Zeile Sparen plus das, was übrig bleibt.
• Sparquote: =WENN(N(B8)=0;"";B28/B8). Das WENN verhindert nur einen Fehler bei leeren Monaten.
• Jahressumme und Monatsschnitt: =SUMME(B5:M5) und =MITTELWERT(B5:M5). MITTELWERT überspringt leere Monate.
• Abweichung: =Plan!B14-Ist!B14 für eine Ausgabenzeile und =Ist!B5-Plan!B5 für Einnahmen und Sparen. Genau deshalb bedeutet Plus immer „gut“.

Tippst du selbst eine neue Formel, dann mit deutschen Funktionsnamen und Semikolon als Trennzeichen. Die Datei selbst funktioniert in jeder Spracheinstellung ohne Änderung.

Wann Excel nicht mehr reicht

Ein Budgetplaner in Excel ist ein guter Anfang, manchen reicht er dauerhaft. Die Schwachstelle ist das Blatt „Ist“: Um es auszufüllen, musst du wissen, was du je Kategorie ausgegeben hast, also jeden Einkauf irgendwo festhalten. Die meisten geben genau dort auf, nicht beim Planen.

Für diesen Teil ist Personal Accounting gebaut, eine App für iOS und Android mit einem kostenlosen Tarif (mit Werbung) und einem Premium-Abo. Sie folgt derselben Logik wie diese Datei:

• Budgets mit einem Monatslimit je Kategorie, laufend mit deinen Ausgaben abgeglichen statt erst am Monatsende.
• Kassenbon fotografieren, die KI liest Betrag, Datum und Kategorie, oder eine Ausgabe einfach einsprechen.
• Kontoauszug als PDF importieren und einen ganzen Monat auf einmal übernehmen.
• Sparziele, wiederkehrende Buchungen, Schulden mit Fälligkeitsdatum, mehrere Konten in verschiedenen Währungen und ein Widget für den Startbildschirm.

Außerdem importiert die App CSV- und Excel-Dateien über eine Spaltenzuordnung: Du bestätigst, welche Spalte Datum, Betrag, Art, Kategorie und Konto ist, fehlende Kategorien und Konten werden dabei angelegt. Der Import ist für Buchungslisten gedacht, nicht für ein Planungsraster wie dieses. Du holst also deine bisherigen Buchungen rein und überträgst die Limits aus deinem Blatt „Plan“.

Die App verbindet sich nicht mit deiner Bank und liest weder SMS noch Bank-Benachrichtigungen. Drin ist, was du fotografierst, sagst, eintippst oder importierst.

Häufige Fragen

Funktioniert der Budgetplaner in Google Tabellen?

Ja. Lade die .xlsx-Datei in Google Drive hoch und öffne sie mit Google Tabellen; Formeln, Farben und fixierte Kopfzeilen bleiben erhalten. Numbers und LibreOffice öffnen sie ebenfalls.

Kann ich mitten im Jahr anfangen?

Ja. Plane ab dem aktuellen Monat und lass die Monate davor leer; sie zählen weder im Monatsschnitt noch in der Abweichung.

Was ist eine gute Sparquote?

Rund 20 % vom Netto sind ein verbreitetes Ziel, etwa nach der 50/30/20-Regel. Bei hohen Fixkosten lieber mit 5 oder 10 % anfangen und erhöhen, sobald ein Kredit abbezahlt ist.

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Keine E-Mail-Adresse, keine Anmeldung: Der Download-Knopf oben ist die ganze Datei. Nutzen, anpassen, weitergeben.