Haushaltsbuch als Excel-Vorlage: kostenlos, mit Einnahmen, Ausgaben und Budget

Das hier ist eine kostenlose Haushaltsbuch-Vorlage für Excel: eine Datei mit einer Liste für Einnahmen und Ausgaben und einer Übersicht, die alles von selbst zusammenrechnet. Lade sie unten herunter, öffne sie in Excel, Google Tabellen, Numbers oder LibreOffice und ersetze die Beispielzeilen durch deinen eigenen Monat.

Unter dem Download erfährst du, wofür jede Spalte da ist, wie ein ausgefüllter Beispielmonat aussieht, welche Formeln die Übersicht nutzt und ab wann ein Haushaltsbuch in Excel an seine Grenzen kommt.

Was in der Vorlage steckt

• Blatt „Buchungen“: sechs Spalten, fixierte Kopfzeile, Filter auf jeder Spalte und ein Auswahlmenü in der Spalte Art, damit „Einnahme“ und „Ausgabe“ immer gleich geschrieben sind.
• Blatt „Übersicht“: oben vier Kennzahlen, darunter eine Kategorientabelle mit Ausgegeben, Budget und Verbleibend.
• Ein Beispielmonat: 22 realistische Buchungen für September, damit du jede Formel arbeiten siehst, bevor du selbst etwas einträgst.
• Keine Makros, keine Add-ins, keine versteckten Blätter. Jede Zahl in der Übersicht stammt aus einer einfachen Formel, die du anklicken und nachlesen kannst.

Die sechs Spalten und warum es genau diese sind

Ein Haushaltsbuch, das man durchhält, hat wenige Spalten, und jede davon hat einen Zweck. Diese sechs stehen im Blatt „Buchungen“:

• Datum: der Tag, an dem das Geld geflossen ist. Echte Excel-Datumswerte im Datumsformat deines Systems, damit Sortieren und Filtern nach Monat einfach funktioniert.
• Art: Einnahme oder Ausgabe. Die Formeln der Übersicht lesen diese Spalte, deshalb muss die Schreibweise exakt stimmen; das Auswahlmenü sorgt dafür.
• Kategorie: Wohnen, Lebensmittel, Energie & Verträge, Mobilität, Freizeit, Gesundheit, Kleidung und Sonstiges für Ausgaben, Gehalt und Nebeneinkommen für Einnahmen. Acht Ausgabenkategorien reichen für die meisten Haushalte.
• Beschreibung: ein paar Worte wie „Wocheneinkauf“ oder „Kfz-Versicherung“. In drei Monaten weißt du sonst nicht mehr, was 52,00 € waren.
• Betrag: Einnahmen positiv, Ausgaben mit Minus. Mit dieser einen Regel ist die Summe der Spalte automatisch dein Saldo für den Monat.
• Konto: Girokonto, Kreditkarte oder Bargeld. Wer die Kreditkarte getrennt führt, erlebt bei der Abrechnung keine Überraschung.

So sieht ein ausgefüllter Monat aus

Ein gekürzter Ausschnitt aus den Beispieldaten der Vorlage:

Mit allen 22 Buchungen zeigt die Übersicht Einnahmen von 2.550,00 €, Ausgaben von 1.969,51 €, einen Saldo von 580,49 € und eine Sparquote von 22,8 %. Richtig nützlich wird die Kategorientabelle:

Kleidung liegt 19,99 € über dem Budget, Freizeit und Mobilität sind knapp an der Grenze. Genau dafür gibt es die Spalte Verbleibend: Kleidung wurde am 19. rot, an dem Tag, an dem die Laufschuhe eingetragen wurden. Da war noch Zeit, woanders gegenzusteuern, und nicht erst am 30., wenn der Monat gelaufen ist.

Die Formeln, kurz erklärt

Du musst daran nichts ändern. Wer sie aber kennt, kann eigene Kategorien ergänzen oder das Haushaltsbuch selbst nachbauen. So sehen die Formeln in einem deutschen Excel aus:

• Einnahmen gesamt: =SUMMEWENN(Buchungen!B:B;"Einnahme";Buchungen!E:E) addiert alle Beträge aus Spalte E, deren Art in Spalte B „Einnahme“ ist.
• Ausgaben gesamt: =-SUMMEWENN(Buchungen!B:B;"Ausgabe";Buchungen!E:E) macht dasselbe für „Ausgabe“. Das Minus vorne dreht die negative Summe ins Positive.
• Saldo: =B3-B4, Einnahmen minus Ausgaben. Ist der Saldo negativ, hat der Monat mehr gekostet, als reinkam.
• Sparquote: =WENN(B3=0;0;B5/B3), also Saldo geteilt durch Einnahmen. Das WENN verhindert nur einen Fehler, solange der Monat noch leer ist. Rund 20 % sind ein gesundes Ziel.
• Ausgegeben je Kategorie: =-SUMMEWENNS(Buchungen!E:E;Buchungen!B:B;"Ausgabe";Buchungen!C:C;A9) prüft zwei Bedingungen auf einmal: Art ist „Ausgabe“ und die Kategorie entspricht dem Namen in Spalte A.
• Verbleibend: =C9-B9, Budget minus Ausgaben, rot dargestellt, sobald der Wert negativ wird.

Unter der Kategorientabelle steht eine Kontrollzeile: Ausgaben in Kategorien, die oben nicht stehen. Sie sollte immer null zeigen. Tut sie das nicht, ist eine Kategorie in den Buchungen falsch geschrieben oder fehlt in der Übersicht, und diese Ausgaben laufen an jedem Budget vorbei.

Gespeichert ist die Datei mit den englischen Funktionsnamen (SUMIF, SUMIFS, IF). Excel übersetzt sie beim Öffnen automatisch in SUMMEWENN, SUMMEWENNS und WENN. Wichtig wird das nur, wenn du selbst eine neue Formel tippst: dann deutsche Namen und Semikolon als Trennzeichen.

So nutzt du das Haushaltsbuch Monat für Monat

1. Beispielzeilen löschen, Kopfzeile behalten. In der Übersicht die Budgets durch deine eigenen Zahlen ersetzen.
2. Am Monatsersten das Gehalt und alle Fixkosten eintragen, die du schon kennst: Miete, Kreditraten, Strom, Handy, Versicherungen, Rundfunkbeitrag, Abos.
3. Variable Ausgaben am selben Tag eintragen. Drei Tage Rückstand sind der Punkt, an dem die meisten Haushaltsbücher still aufhören.
4. Einmal pro Woche auf die Spalte Verbleibend schauen, nicht erst am Monatsende.
5. Am Monatsende die Datei unter dem nächsten Monat speichern und die Buchungen leeren. Eine Datei pro Monat hält die Formeln einfach und macht Monate vergleichbar.

Eigene Kategorie hinzufügen

Füge in der Übersicht eine Zeile innerhalb der Kategorientabelle ein, irgendwo zwischen der ersten und der letzten Kategorie, damit die Summenzeile sie mitzählt. Trag den Namen in Spalte A ein und kopiere die Formeln in B und D aus der Zeile darüber. Danach in den Buchungen genau denselben Namen verwenden.

Wann Excel nicht mehr reicht

Ein Haushaltsbuch in Excel ist ein guter Anfang, und manchen reicht es dauerhaft. Die meisten stoßen aber nach ein, zwei Monaten an dieselben Grenzen:

• Jeder Kassenbon wird abgetippt. Datum, Art, Kategorie, Betrag, Konto: rund eine Minute pro Einkauf, jeden Tag.
• Das Handy. Ausgegeben wird unterwegs, Zellen auf dem kleinen Bildschirm zu bearbeiten ist mühsam, also wird es verschoben und dann vergessen.
• Mehrere Konten und Währungen. Eine SUMMEWENN-Formel pro Konto und Währung wird schnell unübersichtlich.
• Keine Erinnerungen. Eine Tabelle sagt dir nicht, dass eine Rechnung fällig ist oder ein Budget gleich aufgebraucht ist.

Für genau diese Lücke ist Personal Accounting gebaut. Die App gibt es für iOS und Android, mit einem kostenlosen Tarif und einem Premium-Abo. Sie folgt derselben Logik wie diese Datei, also Buchungen, Kategorien und Budgets, nimmt dir aber das meiste Tippen ab:

• Kassenbon fotografieren, die KI liest Betrag, Datum und Kategorie.
• Ausgaben per Sprache erfassen statt tippen.
• Kontoauszug als PDF importieren und einen ganzen Monat auf einmal übernehmen.
• Budgets je Kategorie, Sparziele, wiederkehrende Buchungen und Schulden verwalten, mehrere Konten in verschiedenen Währungen führen.
• Den Monat auf einen Blick im Widget auf dem Startbildschirm sehen.

Dein Haushaltsbuch ist beim Umstieg nicht verloren. Die App importiert CSV- und Excel-Dateien über eine Spaltenzuordnung: Du bestätigst, welche Spalte Datum, Betrag, Art, Kategorie und Konto ist, und die Spaltenköpfe dieser Vorlage werden automatisch erkannt. Fehlende Kategorien und Konten legt der Import selbst an.

Die App verbindet sich nicht mit deiner Bank und liest weder SMS noch Bank-Benachrichtigungen. Drin ist, was du fotografierst, sagst, eintippst oder importierst.

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?

Ja. Lade die .xlsx-Datei in Google Drive hoch und öffne sie mit Google Tabellen. SUMMEWENN, SUMMEWENNS und das Auswahlmenü in der Spalte Art bleiben erhalten. Auch Numbers und LibreOffice öffnen die Datei.

Ausgaben mit Minus oder ohne?

Mit Minus. Die Vorlage baut darauf auf: Die Ausgabenformeln drehen das Vorzeichen zurück, und die Summe der Betragsspalte ist dein Saldo. Wenn du Ausgaben lieber positiv einträgst, entferne das Minus vor den Formeln für Ausgaben gesamt und Ausgegeben je Kategorie, und misch nie beide Varianten in einer Datei.

Kann ich ein ganzes Jahr in einer Datei führen?

Ja, aber dann zählt die Übersicht alle Monate zusammen. Am einfachsten ist eine Datei pro Monat. Wer das Jahr an einem Ort will, ergänzt eine Spalte Monat und nimmt sie als weitere Bedingung in die SUMMEWENNS-Formeln auf.

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Keine E-Mail-Adresse, keine Anmeldung: Der Download-Knopf oben ist die ganze Datei. Nutzen, anpassen, weitergeben.

Kann ich das Haushaltsbuch später in eine App übernehmen?

In Personal Accounting ja. Lade die .xlsx-Datei direkt hoch oder exportiere das Blatt „Buchungen“ als CSV, bestätige einmal die Spaltenzuordnung, und deine bisherigen Buchungen kommen mit.